Reglementen

Huisregels

1. Hygiëne en een schone omgeving zijn belangrijk in onze praktijk. Wij verwachten dat u daar aan meewerkt.
2. Neem tijdens behandelprogramma’s uw eigen handdoek mee en gebruik in de oefenzaal geschikte kleding en schoeisel.
3. Voor het zoekraken van uw eigendommen zijn wij niet aansprakelijk.
4. Wij zijn dagelijks bezig met kwaliteit en de optimalisering daarvan. Daarom vragen wij uw medewerking voor het cliënttevredenheidsonderzoek.
5. Wij staan open voor verbetering. Heeft u tips? Meld deze bij uw therapeut of op het daarvoor bestemde formulier.

Niet nagekomen afspraak
U kunt uw afspraak tot 24 uur van tevoren kosteloos verplaatsen of afzeggen. Afspraken op maandag dienen vóór vrijdag 17.00 uur verplaatst of afgezegd te worden. Wanneer u uw afspraak niet tijdig afzegt, moeten wij deze bij u in rekening brengen. Een te laat geannuleerde afspraak wordt niet door uw verzekeraar vergoed. In dit geval moeten wij het particuliere tarief voor een niet nagekomen afspraak in rekening brengen. Als een afspraak niet wordt nagekomen, dan betaalt u 75% van het tarief van de behandeling. Deze kosten omvatten onder andere de minimale voorbereidingstijd van uw behandelaar en de gereserveerde tijd. 

Behandelprotocol
Onderstaande protocol bewaakt de kwaliteit en het objectief vastleggen van het effect van de behandeling. Dit protocol is randvoorwaardelijk voor een doelmatige en doeltreffende behandeling. Daarnaast voldoen wij door dit protocol aan de voorwaarden die uw verzekeraar aan ons stelt.

Eerste afspraak
U ontvangt na het maken van de eerste afspraak altijd een bevestigingsmail. Bij de intake neemt u mee:

1. Identificatiebewijs (ID-kaart, paspoort of rijbewijs): laat dit registreren bij de eerste behandeling. Dit is mogelijk bij de balie van de praktijk of uw therapeut.
2. Indien nodig een verwijsbrief van de arts of specialist.
3. Handdoek, ook bij volgende afspraken.

Vragenlijsten
1. U vult minimaal 48 uur voor de eerste afspraak het online vragenformulier in. Indien er gebruikgemaakt wordt van de online intake, dan wordt er een e-mail naar u gestuurd met de vragenlijst.

2. Indien uw therapeut, na overleg met u, heeft aangegeven dat er één of meerdere vragenlijsten zijn verstuurd naar uw e-mail, graag deze binnen 72 uur ingevuld retour! Zodat uw therapeut het dossier actueel heeft.

Laatste afspraak
De laatste behandeling bestaat altijd uit een outtake. Deze laatste behandeling moet ten alle tijde plaats vinden. Want dan worden de verplichte vragenlijsten afgenomen, het dossier afgerond en een rapport naar de huisarts en verwijzer verstuurd. Indien de laatste afspraak door u wordt afgemeld, zal er een belafspraak plaatsvinden om de benodigde gegevens compleet te krijgen en het dossier af te sluiten. Dit wordt gerekend als een reguliere behandeling. Als uw aanvullende verzekering de laatste behandeling (de outtake) niet vergoed, zal deze in rekening worden gebracht.

Overige regels
1. De praktijk is telefonisch bereikbaar op het nummer 038 3856999. Daarnaast zijn wij ook te bereiken via info@fytac.nl. Wij nemen binnen 48 uur contact met u op.

2. Fytac heeft met alle zorgverzekeraars zorgovereenkomsten afgesloten. Als u wilt weten of fysiotherapie, oefentherapie, ergotherapie, logopedie of PMT binnen uw zorgverzekering valt, hoeveel behandelingen er vergoed worden of wanneer de vergoeding stopt, adviseren wij om hiernaar te informeren bij uw zorgverzekeraar. Indien u niet of onvoldoende verzekerd bent voor therapie is dit uw eigen verantwoordelijkheid, u ontvangt in dit geval een particuliere nota van Fytac.

3. Fytac kan niet aansprakelijk worden gesteld voor het versturen van particuliere nota’s.

4. Fytac hanteert de tarieven die met uw zorgverzekeraar zijn overeengekomen. Indien u niet verzekerd bent bij een Nederlandse zorgverzekeraar, of wanneer u geen behandelingen meer vergoed krijgt vanuit de basis- of aanvullende verzekering zijn de particuliere tarieven van toepassing. Het is mogelijk dat het bedrag van uw zorgverzekeraar verschilt met het bedrag wat hier genoemd wordt.

5. Om uw behandeling(en) te kunnen declareren bij uw zorgverzekeraar kunt u niet op dezelfde dag door een andere (fysio)therapeut behandeld worden.

6. Bij (langdurige) ziekte of vakantie van een therapeut zorgen wij, met uw goedkeuring, ervoor dat de behandeling wordt overgenomen door een andere therapeut. Op deze manier ondervindt u geen vertraging van uw behandelproces.

7. De fysiotherapeut, oefentherapeut, ergotherapeut en logopediste zijn direct toegankelijk voor een screening en aanvullend beleid, dit betekent dat een verwijzing van een huisarts of specialist niet noodzakelijk is.

8. Fytac is niet verantwoordelijk voor diefstal van of schade aan uw eigendommen binnen of buiten de praktijklocatie.

9. Fytac aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor persoonlijk letsel van patiënten die zich niet aan de instructies van de therapeuten hebben gehouden.

10. Indien u niet gereanimeerd wilt worden, bent u zelf verantwoordelijk voor een niet-reanimeren verklaring.

11. Wilt u bij parkeren van uw fiets of auto dit zodanig doen dat de vrije toegang tot ons centrum gewaarborgd blijft.

12. In geval van calamiteiten dient u de aanwijzingen van het personeel of de hiertoe bevoegde instantie (brandweer, politie) op te volgen.

13. Fytac streeft naar een zo hoog mogelijke kwaliteit van zorg. Hiervoor maken wij gebruik van een anonieme online enquête. Deze ontvangt u via een e-mail. Wij rekenen op uw medewerking. Wilt u hier niet aan deelnemen dan dient u dit aan te geven bij uw therapeut.

Klachten 
U mag erop rekenen dat elke therapeut van Fytac zijn vak zo goed mogelijk uitoefent. Heeft u toch klachten over de behandeling of de manier waarop uw therapeut met u omgaat, dan is het goed om dat kenbaar te maken. Als zorgaanbieder willen we adequaat omgaan met klachten zodat de organisatie de kans krijgt om het vertrouwen van de patiënt te behouden of te herstellen. Bovendien kan van klachten geleerd worden en kunnen ze aanleiding zijn om maatregelen te treffen, waardoor voorkomen wordt dat eenzelfde klacht zich in de toekomst opnieuw voordoet. Bespreek de klacht eerst met uw behandelend therapeut en/of het management van Fytac.

Fytac stelt het op prijs als u (bijna-) calamiteiten of situaties waarin u zich, om welke reden dan ook, niet prettig hebt gevoeld, meldt aan het management. Meer informatie, of een verzoek voor een persoonlijk gesprek, kunt u regelen aan de balie. Klachten, ideeën of verbetertips kunnen worden doorgegeven via info@fytac.nl of via onze Bus Aandachtspunten – klachten  (BAK). Klachten worden afgehandeld conform de door de branche opgestelde reglementen en voorwaarden.

Indienen klachten  
Het indienen van een klacht kunt u als volgt doen:

– Bij de behandelend zorgverlener, het secretariaat of de leidinggevende van Fytac.
– Mondeling, via een mail naar info@fytac.nl of het cliënttevredenheidsonderzoek via Qualiview. 

Als een klacht anoniem wordt ingediend, kan Fytac hierop niet adequaat reageren. Indien een klacht wordt gemeld, vult de betreffende medewerker of de leidinggevende die de klacht ontvangt hiervoor een verbeterformulier in.  

Tevens wordt er een melding gemaakt naar de praktijkeigenaren in het MT. Op basis van de melding wordt in overleg met de leidinggevende bepaald wie de klacht gaat afhandelen en op welke manier. Indien dit niet direct te bepalen is, wordt, al of niet in overleg met de patiënt, bepaald of de klacht gegrond was. De leidinggevende noteert de afhandeling van de klacht en draagt zorg voor het zo snel mogelijk verhelpen c.q. bespreken van het probleem. 

Indien de klacht betrekking heeft op het gedrag van de medewerkers zal hier tijdens een (eventueel) individueel gesprek en/of tijdens een overlegmoment op worden teruggekomen. Afspraken worden schriftelijk vastgelegd. Na afhandeling van de klacht worden de genomen maatregelen, zowel correctieve als preventieve maatregelen, op effectiviteit beoordeeld en door de leidinggevende in een klachtenregister gearchiveerd.

Indienen geschillen
Levert een gesprek of een bemiddelingsgesprek niet het gewenste resultaat op, dan kunt u gebruikmaken van een klachtenprocedure via een van de onderstaande instanties:  

– De Geschillencommissie Zorg en Klachtenloket Zorg; 
– Het Regionaal Tuchtcollege van de overheid;
– Het Klachtenregister Paramedici.

Actuele zaken en veranderingen
Voor de meest actuele zaken en veranderingen verwijzen wij u naar onze website.

Fytac werkt met een privacyreglement, dit betekent dat uw gegevens uitsluitend door medewerkers worden vastgelegd en bewaard volgens de wet van AVG (Algemeen Verordening Gegevensbescherming). Dit privacyreglement vindt u hier:

1. Iedere locatie beschikt altijd over een afgesloten behandelruimte.

2. U geeft toestemming voor het anoniem aanleveren van uw gegevens. Dit is in het geval wanneer gegevens naar de verzekering verstuurd moeten worden. Wanneer u dit niet wilt, kunt u dit kenbaar maken bij de betreffende therapeut.

3. Wij bieden studenten van de opleidingen fysiotherapie, ergotherapie, oefentherapie en PMT de mogelijkheid om bij ons stage te lopen. Het kan voorkomen dat er tijdens de behandeling een stagiaire meekijkt of een (deel) van de behandeling uitvoert. Dit gebeurt uitsluitend met uw goedkeuring.

4. U heeft het recht op inzage van uw dossier. Indien u uw gegevens op wilt vragen, kunt u een schriftelijk verzoek indienen met de volgende gegevens: 

• Naam en voorletters, geboortedatum, adres, postcode en woonplaats, 
• Telefoon en e-mailadres;  
• De vestiging en periode van uw behandeling, de behandelend therapeut;  
• Indien het verzoek bepaalde gegevens betreft: een duidelijke vermelding welke gegevens het betreffen;  
• Ondertekening cliënt/aanvrager: plaats, datum en handtekening.  

U stuurt bovenstaande gegevens samen met een kopie van uw geldige legitimatiebewijs op naar info@fytac.nl. Fytac zal binnen een redelijke termijn schriftelijk antwoord te geven. Rapportages voor bedrijfsartsen, arbodiensten, letselschade advocaten dienen, met uw schriftelijke toestemming, te worden aangevraagd (wij reageren binnen een redelijke termijn conform de geldende procedure en kosten).

Toestemmingsverklaring
Bovenstaande voorwaarden zijn van toepassing wanneer uw een afspraak hebt en/of een behandeltraject start bij Fytac. Tijdens uw eerst afspraak en/of het starten van een behandeltraject komt de behandelovereenkomst tot stand.

Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Gegevens vragenlijsten delen voor onderzoek
Fytac doet mee aan Nivel Zorgregistraties Eerste Lijn en draagt hiermee bij aan het verbeteren van de gezondheidszorg. Het Nivel verzamelt gegevens uit de eerstelijnszorg in opdracht van het ministerie van VWS. Patiënten krijgen vragenlijsten toegestuurd – bij de intake, tussentijds de behandeling en op het einde – om de voortgang te kunnen meten. Deze gegevens worden gedeeld met het Nivel. Zij hebben een zeer strikt privacy beleid en ontvangen van ons geen informatie waarmee patiënten direct geïdentificeerd kunnen worden. Patiënten die desondanks liever niet willen dat hun geanonimiseerde gegevens worden gebruikt voor onderzoek, kunnen dit melden bij hun zorgverlener. De betreffende gegevens worden dan niet meer gebruikt door Nivel Zorgregistraties Eerste Lijn.

Privacybeleid 
Fytac hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit Privacy beleid willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. 

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Fytac houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval: 

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy beleid;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Indien u na het doornemen van ons Privacy beleid, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens.

Verwerking van persoonsgegevens van patiënten
Persoonsgegevens van patiënten worden door Fytac verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): 

• Administratieve doeleinde;
• Bijhouden van het behandelverloop;
• Communicatie over het behandelverloop met verwijzer(s);
• Afnemen van een patiënttevredenheidsonderzoek;
• Verrichten van (geanonimiseerde) data-analyse;

 Grondslag voor deze persoonsgegevens is: 

• De overeengekomen behandelovereenkomst;

 Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Fytac de volgende persoonsgegevens van u vragen: 

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Postcode en woonplaats;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Geslacht;
• Geboortedatum;
• Geboorteplaats
• Burgerlijke staat;
• Werkzaam bij organisatie;
• Bankrekeningnummer
• Burgerservicenummer (BSN);
• Kopie identiteitsbewijs/paspoort
• Gegevens over uw gezondheid;

Uw persoonsgegevens worden door Fytac opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode: 

• Gedurende de looptijd van de behandelovereenkomst en daarna alleen in het patiënten archief voor maximaal 15 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens ketenpartners
Persoonsgegevens van ketenpartners worden door Fytac verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): 

• Administratieve doeleinde;
• Communicatie over het behandelverloop van patiënten;
• Afstemmen van samenwerkingsafspraken m.b.t. patiëntenzorg.

 Grondslag voor deze persoonsgegevens is: 

• De gedeelde behandelrelatie met patiënt(en);

 Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Fytac de volgende persoonsgegevens van u vragen: 

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Functie;
• (Zakelijk) Telefoonnummer;
• (Zakelijk) E-mailadres;

Uw persoonsgegevens worden door Fytac opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode: 

• Gedurende de looptijd van de samenwerkingsrelatie en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 10 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens leveranciers
Persoonsgegevens van leveranciers worden door Fytac verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): 

• Administratieve doeleinde;
• Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
• Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.

 Grondslag voor deze persoonsgegevens is: 

• De overeengekomen opdracht;

 Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Fytac de volgende persoonsgegevens van u vragen: 

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• (Zakelijk) Telefoonnummer;
• (Zakelijk) E-mailadres;

Uw persoonsgegevens worden door Fytac opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode: 

• Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 10 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van nieuwsbriefabonnees
Persoonsgegevens van nieuwsbriefabonnees worden door Fytac verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): 

• Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is: 

• Het inschrijving formulier Nieuwsbrief;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Fytac de volgende persoonsgegevens van u vragen: 

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door Fytac opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode: 

• Gedurende de periode dat men aangemeld is.

Verwerking van persoonsgegevens van prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde
Persoonsgegevens van prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde worden door Fytac verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): 

• Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is: 

• Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje en/of via koppeling op LinkedIn;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Fytac de volgende persoonsgegevens van u vragen: 

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door Fytac opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode: 

• Gedurende de periode dat men gezien wordt als een prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde.

Verwerking van persoonsgegevens van medewerkers
Persoonsgegevens van medewerkers worden door Fytac verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): 

• Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is: 

• De arbeidsovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Fytac de volgende persoonsgegevens van u vragen: 

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Geboortedatum;
• Salarisgegevens;
• Kopie ID;
• BSN-nummer;

Uw persoonsgegevens worden door Fytac opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode: 

• Gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor: 

• Het verzorgen van de internetomgeving;
• Het verzorgen van de (financiële) administratie;
• Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen;
• Het verzorgen van de personeelsadministratie;
• Het verzorgen van een patiënttevredenheidsonderzoek;
• Het verrichten van (geanonimiseerde) data-analyse.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn
Fytac bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen; 

• Alle personen die namens Fytac van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Vragen
Als u naar aanleiding van ons privacybeleid nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Betalingsvoorwaarden

De declaraties van de fysiotherapeut voor honoraria, kosten, vergoedingen en leveringen, dienen binnen dertig dagen na factuurdatum te worden voldaan. Blijft betaling binnen de genoemde termijn uit, dan verkeert de patiënt in verzuim met ingang van de eenendertigste dag na de factuurdatum.  

Indien door de patiënt een machtiging is verleend tot bank- of giro incasso dan wel een ondertekende acceptgirobetalingsopdracht is afgegeven aan de fysiotherapeut, dan wordt hier op of omstreeks de twintigste dag na factuurdatum gebruik van gemaakt. Wordt de betaling niet binnen tien dagen daarna ontvangen, dan verkeert de patiënt in verzuim met ingang van de elfde dag nadat tevergeefs gebruik is gemaakt van de bank- of giro incasso, dan wel van de acceptgirobetalingsopdracht.  

Zodra de patiënt in verzuim verkeert, is de fysiotherapeut gerechtigd over de verschuldigde hoofdsom of over het restant daarvan de wettelijke rente in rekening te brengen. Telkens wordt na afloop van een jaar het bedrag waarover deze rente wordt berekend, vermeerderd met de over dat jaar verschuldigde rente.  

Indien de patiënt in verzuim verkeert, is de fysiotherapeut gerechtigd invorderingsmaatregelen te treffen, dan wel derden daarmee te belasten. Alle met de incasso van gedeclareerde bedragen gemoeide kosten (met inbegrip van de buitengerechtelijke invorderingskosten) komen voor rekening van de patiënt. De buitengerechtelijke invorderingskosten bedragen minimaal 15% van de hoofdsom of het restant daarvan, vermeerderd met de wettelijke rente, met een minimum van € 27.50.